Politique de confidentialité du Groupe FRS

 

1. Introduction

Lorsque vous utilisez les services du Groupe FRS, nous devons traiter certaines de vos données personnelles. Votre vie privée et vos informations personnelles sont importantes pour nous, c’est pourquoi nous avons préparé une politique conforme aux obligations prévues par le cadre juridique sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vous trouverez ici la manière dont nous traitons vos informations personnelles.

 

2. Nos informations

Délégué à la protection des données

Responsable de traitement

FRS utilise le minimum d’informations personnelles requises. Afin de garantir une gestion optimale des données, cette responsabilité a été transférée aux responsables des différents départements.

FRS traite vos données personnelles avec soin. Nos employés sont formés à la protection des données, pour savoir quelles données doivent être collectées, comment elles doivent être traitées et stockées et qui peut avoir accès aux données.

 

3. Vos droits en tant que personne concernée 

Vous avez un droit d’information et un droit d’accès aux données personnelles vous concernant. Les conditions de vérification de votre identité correcte sont strictes et nous exigerons la preuve que vous êtes le bénéficiaire réel.

Vous disposez également d’un droit de rectification, d’effacement (suppression) et / ou de restriction du traitement de vos données personnelles.

En outre, vous avez le droit de vous opposer à notre utilisation de vos données personnelles, le droit à la portabilité des données qui inclut le transfert de vos données à un autre contrôleur et vous avez également des droits en relation avec la prise de décision automatisée et le profilage.

Vous pouvez exercer l’un des droits susmentionnés en contactant notre Délégué à la protection des données aux coordonnées indiquées ci-dessus.

 

4. Base juridique du traitement de vos données personnelles 

Nous traitons les données personnelles pour les motifs légitimes suivants :

Obligation légale (Art. 6 (1) c) RGPD) - Nous sommes tenus par la loi de collecter certaines informations personnelles afin que vous, en tant que client, puissiez commencer le voyage que vous avez choisi.

Respect du contrat (Art. 6 (1) b) RGPD) - Certaines informations personnelles doivent être collectées afin de garantir que nous remplissons les contrats que nous avons avec vous en tant que client.

Intérêt légitime (Art. 6 (1) f) RGPD) - Lorsque FRS traite vos données personnelles pour ses intérêts légitimes, FRS examinera et équilibrera tout impact potentiel sur vous et vos droits en vertu de la protection des données et de toute autre loi pertinente. Nos intérêts commerciaux légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts. FRS n’utilisera pas vos données à caractère personnel dans des circonstances où vos droits et libertés l’emportent sur nos intérêts légitimes, à moins que nous ayons votre consentement ou que nous y soyons autrement tenus ou autorisés par la loi.

Consentement (Art. 6 (1) a) RGPD) - Sur accord ou demande de votre part en tant que client, les données personnelles peuvent être traitées aux fins de fourniture d’informations, de marketing et de communication avec vous en tant que client dans le cadre de la gestion de notre relation avec vous.

Si les données personnelles sont traitées sur la base d’un accord formel avec vous, vous avez le droit d’annuler l’accord à tout moment. Pour ce faire, vous devez utiliser la forme de communication pour laquelle le consentement a été donné, c’est-à-dire l’option de refus dans les cookies, les SMS, les courriels ou contacter le Délégué à la protection des données.

 

5. Quand collectons-nous vos données ?

Nous recueillons vos données personnelles lorsque vous réservez ou voyagez avec nous, lorsque vous utilisez nos sites Web, d’autres services et/ou lorsque vous utilisez nos centres d’appels. Nous recueillons également vos données personnelles lorsque vous réservez nos services de fret ou de logistique.

 

6. Quelles sont les informations que nous collectons ?

Nous ne collectons que les données que nous sommes légalement autorisés à collecter. Il peut s’agir, selon le cas, des données suivantes :

• Prénom et nom.
• Adresse électronique.
• Numéro de téléphone.
• Adresse.
• Date de naissance.
• Sexe
• Numéro d’immatriculation du véhicule.
• Détails du passeport (y compris la nationalité).
• Toute information concernant le besoin de soins spéciaux ou d’assistance dans des situations d’urgence.
• Les services et produits que vous avez achetés.
• Les données sur la façon dont vous utilisez notre site Web.
• Les données techniques, y compris, mais sans s’y limiter, votre adresse IP, les détails de votre navigateur, la durée de votre visite sur nos pages, etc.
• Les données personnelles que vous publiez sur notre site Web.
• CV et formulaires de candidature.
• Autres informations que vous nous fournissez, par exemple dans le cadre d’enquêtes.

 

7. Pourquoi et comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utiliserons vos informations pour :

• Effectuer la réservation et simplifier davantage le processus de réservation lors d’une nouvelle réservation.
• Les détails de votre passeport peuvent être nécessaires afin de vérifier votre identité.
• Votre numéro de téléphone est nécessaire pour que nous puissions vous contacter rapidement en cas de changement dans votre réservation.
• Traiter les transactions financières pour vous permettre d’acheter nos produits et services.
• Nous permettre de nous conformer à nos obligations contractuelles.
• Contrôler, analyser, personnaliser et améliorer l’utilisation et le contenu de nos sites Web et services en ligne.
• Vous envoyez des informations sur nos produits et services, y compris des communications marketing, par courriel, SMS, bulletins d’information ou autres moyens de communication.
• Analyser l’efficacité de notre publicité.
• Conserver les enregistrements de la communication.
• Répondre à toute demande de renseignements ou réclamations.
• Gérer notre activité.
• Respecter les obligations légales.
• Nous utilisons les informations recueillies pour rassembler des statistiques, vous demander de répondre à des enquêtes et pour analyser et améliorer nos produits et services. Notre objectif dans ce cas est d’offrir à nos clients des produits et services qui répondent à leurs besoins et intérêts.

 

8. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Lorsque vous réservez chez nous, nous utilisons un logiciel de serveur sécurisé, qui crypte toutes les informations que vous saisissez avant de nous les envoyer. Ce cryptage garantit que les informations sont protégées de manière appropriée contre toute interception non autorisée.

FRS joue un rôle proactif pour s’assurer que le respect de la vie privée est intégré dans chaque processus, procédure et système contenant des données.

 

9. Période de stockage des données

En général, une relation client existante avec FRS existe pendant 3 ans à compter de la dernière date de voyage (date de départ). Les données personnelles figurant dans les informations de réservation seront conservées pendant une période correspondant à la durée pendant laquelle nous pouvons être confrontés à des réclamations.

 

10. Suppression des données

Nous supprimons vos données personnelles, en principe, lorsque l’objectif de la collecte de vos données a été atteint et qu’elles ne sont donc plus nécessaires.  En cas d’obligation légale ou contractuelle de conserver les données, la suppression n’est effectuée qu’après l’expiration de cette obligation.

 

11. Répartition des données

Profil du client
Comment nous collectons les données	Relation avec le client / Consentement Avec l’achat d’un billet.
Données stockées	Données personnelles, données démographiques, historique des voyages, statistiques par courriel, réponses aux enquêtes auprès des clients.
Objectif	Communication marketing ciblée (numérique et classique), analyse, statistiques et profilage.
Durée de conservation	Durée de la relation client. Période pendant laquelle des réclamations peuvent nous être adressées.
Suppression	Le profil du client est complètement supprimé après 3 ans, si aucune interaction n’a été enregistrée dans le profil du client (par exemple, aucune réservation d’un nouveau voyage). Demande de suppression par le client.

 

Abonné à la newsletter
Comment nous collectons les données	Relation avec le client / Consentement Déclaration de consentement à recevoir la newsletter.
Données stockées	Données personnelles, données démographiques, historique des voyages, statistiques par courriel, réponses aux enquêtes auprès des clients.
Objectif	Communication marketing ciblée.
Durée de conservation	Tant que la newsletter est en circulation.
Suppression	Annulation de la Newsletter.

 

Sociétés / Agents
Comment nous collectons les données	Relation avec le client / Consentement Demande de devis. Conclusion d’un contrat.
Données stockées	Informations sur l’entreprise, coordonnées (données personnelles), statistiques sur les courriels, réponses aux enquêtes des clients.
Objectif	Communication marketing ciblée, analyse, statistiques et profilage.
Durée de conservation	Durée de la relation client.
Suppression	Demande de suppression. Fin de la relation avec le client.

 

Compte FRS
Comment nous collectons les données	Inscription / Consentement
Données stockées	Coordonnées personnelles, données démographiques, historique des voyages, statistiques sur les courriers électroniques, réponses aux enquêtes auprès des clients.
Objectif	Réservation de billets, communication marketing ciblée, analyse, statistiques et profilage.
Durée de stockage	Durée de la relation avec le client. Jusqu'au retrait du consentement
Suppression	Suppression du compte par le client Demande de suppression. Fin de la relation avec le client.

 

Application FRS
Comment nous collectons les données	Inscription / Consentement
Données stockées	Coordonnées personnelles, données démographiques, historique des voyages, statistiques sur les courriers électroniques, réponses aux enquêtes auprès des clients.
Objectif	Réservation de billets, communication marketing ciblée, analyse, statistiques et profilage.
Durée de stockage	Durée de la relation avec le client. Jusqu'au retrait du consentement
Suppression	Suppression du compte par le client Demande de suppression. Fin de la relation avec le client.

 

12. Sécurité et sûreté à bord

Après une enquête approfondie, les noms des passagers indésirables peuvent être placés sur une liste interne afin d’empêcher ces passagers de réserver et de voyager avec nous si le capitaine du navire a des raisons de croire que les passagers poseront un risque pour la sécurité, conformément aux conditions applicables au voyage.

Les passagers sont considérés comme présentant un risque pour la sécurité s’ils ont mis en danger leur propre sécurité, celle du navire, de l’équipage ou d’autres passagers, ou si leur comportement a été inapproprié lors d’un précédent voyage ou s’ils n’ont pas respecté les règles ou exigences de sécurité.

FRS informera le passager de l’enregistrement et enregistrera les informations personnelles nécessaires des passagers interdits afin d’empêcher les passagers considérés comme un risque pour la sécurité de réserver des voyages sur nos navires à passagers pendant une période définie. Ces informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire.

 

13. Partage des données personnelles avec des tiers

Les données personnelles seront partagées en interne au sein du Groupe FRS pour des raisons pratiques. Nous avons mis en place des politiques et des accords internes pour garantir un niveau de protection adéquat, quel que soit l’endroit où se trouvent vos données au sein de FRS. 

Nous ne transférerons pas d’informations personnellement identifiables sur nos visiteurs ou clients à un tiers, sauf dans les cas suivants :

• Si nous sommes légalement tenus de le faire, par exemple, à la police et aux douanes. Dans ce cas, nous ne publions ces données que si les conditions suivantes sont remplies : 

  i.	Une demande écrite doit être présentée.
  ii.	La base juridique pertinente pour obtenir les données doit être citée.
  iii.	La demande doit comprendre une demande formelle de communication des données personnelles.

• Les prestataires de services et les conseillers auxquels nous faisons appel pour fournir certains services, tels que les hôtels et les prestataires d’activités, qui effectuent vos réservations de voyage. Dans ce cas, les fournisseurs seront des contrôleurs de données individuels.
• FRS peut fournir des statistiques globales sur nos clients, nos ventes, nos modèles de trafic et des informations connexes sur le site à des partenaires tiers.
• En outre, FRS peut fournir des informations sur nos clients à des tiers qui fournissent des services ou des fonctions en notre nom, notamment le traitement des cartes de paiement, l’analyse commerciale, le service à la clientèle, le marketing ou la distribution d’enquêtes.
• Dans le cas où nous vendons des biens de FRS, de ses employés et d’autres personnes, ou dans le cas où nous vendons ou liquidons une partie de notre entreprise ou de nos actifs.

Tout partage de ce type se fera dans le respect de la législation sur la protection des données et uniquement à des tiers dignes de confiance.

Nous nous efforçons toujours de vous informer clairement des utilisations et de la divulgation éventuelle de vos informations lorsque celles-ci sont obtenues. S’il n’est pas possible de le faire au moment de la collecte, nous vous en informerons dès que possible, sauf s’il existe un motif légitime de ne pas le faire. Par exemple, lorsque cela est nécessaire pour la prévention ou la détection d’un délit ou lorsque la loi l’autorise.

 

Compagnon de voyage

Compagnon de voyage est une offre que nous proposons à nos clients dans le cadre du compte client. Ici, le client a la possibilité de sauvegarder les données de voyage de ses compagnons de voyage dans un carnet d’adresses personnel et de les récupérer si nécessaire, par exemple en cas de réservation. Nous souhaitons ainsi faciliter le processus de réservation pour nos clients. Les données de voyage sont transmises à notre prestataire de services FRS Systems International GmbH. Les données personnelles des autres voyageurs sont spécialement protégées au sein du compte client. L’accès par nous ou notre prestataire de services n’est pas possible. FRS reste responsable des données au sens du RGPD.

 

14. Contrats de traitement des données

FRS confie à diverses entreprises partenaires le traitement des données personnelles. Ces entreprises sont contractuellement garanties d’utiliser vos données selon les mêmes principes élevés de protection des données que FRS. Le respect de la législation sur la protection des données est une évidence. Par exemple, un tel contrat spécifiera l’utilisation prévue des informations personnelles ainsi que les exigences de sécurité pour le stockage et l’accès et l’obligation de supprimer les données.

Dans chaque cas, le responsable du traitement des données reste FRS.

 

15. Données traitées en dehors de l’Union européenne

Toutes les données personnelles sont traitées dans l’Union européenne et sont donc protégées par le RGPD. Si des données doivent être traitées en dehors, FRS assure que le pays stipulé, bien que non régi par le RGPD, que la collecte, le stockage et l’utilisation de vos données personnelles continueront à tout moment à être régis par la présente Politique de confidentialité.

 

16. Collecte et traitement des données lors de l’accès à notre site Web

 

Cookies et outils analytiques

Il est important pour nous que notre site Web soit convivial. C’est pourquoi nous utilisons des cookies et des outils d’analyse pour permettre certaines fonctionnalités de nos pages Web, par ex. :

• Augmenter la vitesse de chargement des pages du site Web
• En savoir plus sur votre comportement d’utilisation afin de nous permettre d’améliorer constamment notre site Web.

Les cookies sont de petits fichiers texte dans lesquels des informations personnelles peuvent être stockées pour une durée limitée ou illimitée par votre navigateur. Les cookies que nous utilisons n’installent ni ne démarrent aucun programme ou autre application sur votre ordinateur. Ils n’endommagent en aucun cas votre dispositif.

Vous pouvez empêcher le stockage des cookies dans les paramètres de sécurité de votre navigateur, mais l’utilisation de notre site Web pourrait être limitée. Vous pouvez également supprimer les informations textuelles qui ont déjà été enregistrées.

Avis de cookie.

 

Historique (fichiers)

À chaque accès à nos Sites, des informations sont envoyées à nos serveurs via le navigateur Internet de votre terminal respectif et stockées temporairement dans des fichiers. Les enregistrements stockés jusqu’à leur suppression automatique dans ce cas contiennent les données suivantes : date et heure de la consultation, nom de la page demandée, adresse IP du dispositif demandeur, URL de référence (URL d’origine à partir de laquelle vous accédez à nos pages Web), la quantité de données transférées, le temps de chargement, ainsi que des informations sur le produit et la version du navigateur particulier utilisé et le nom de leur fournisseur d’accès.

La base juridique du traitement de l’adresse IP est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime résulte de la garantie d’une configuration de connexion fluide, d’une utilisation confortable de nos sites et de l’évaluation de la sécurité et de la stabilité du système.

Une déduction directe de votre identité n’est pas possible sur la base des informations et ne sera pas effectuée par nous.

Les données seront stockées et automatiquement supprimées après les objectifs mentionnés ci-dessus. La période de suppression dépend de l’exigence de la nécessité.

 

Sites de réservation et FRS Travel App

La partie technique de tous les sites de réservation de toutes les entités FRS et de la FRS Travel App est gérée par

FRS Systems International GmbH
Norderhofenden 19-20
24937 Flensburg

 

Formulaire de contact, demandes par courriel

Si vous nous contactez par courriel ou via le formulaire de contact mis à disposition sur notre site Web, nous collecterons et conserverons vos informations dans le but de traiter la demande et les éventuelles questions de suivi.

 

Paiements en ligne

Lorsque vous payez en ligne, vous serez transféré vers une page Web sécurisée où vous ajouterez les détails de votre carte de paiement.

Tous les paiements sont traités par nos plates-formes partenaires de confiance et sont validés selon les normes les plus strictes en matière de sécurisation et de sauvegarde des données de carte.  Nous ne traitons ni ne stockons aucune information relative aux cartes de paiement dans FRS. Toutefois, si vous avez des questions sur le traitement des données de votre carte de paiement, veuillez contacter FRS, et nous contacterons notre partenaire de paiement.

 

Liens externes / Liens vers d’autres sites

Nos sites peuvent contenir des liens vers ou depuis un certain nombre de sites Web de tiers (ci-après dénommés « sites tiers »). FRS ne contrôle ni n’exploite, de quelque manière que ce soit, les Sites tiers. FRS n’est pas responsable des pratiques de confidentialité, du contenu, des politiques ou des actions des Sites tiers. La présente Politique de confidentialité ne s’applique qu’aux informations générales traitées par nos Sites, conformément aux informations recueillies sur nos Sites. L’utilisation de toute information que vous pourriez fournir à des tiers sur des Sites tiers, ou que ces tiers pourraient autrement collecter sur d’autres sites Web, n’est pas régie par la présente Politique de confidentialité.

 

Réseaux sociaux

Des plug-ins de réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram ou des services dotés de fonctionnalités de contenu généré par les utilisateurs peuvent être intégrés à nos Sites. Lorsque nos Sites contiennent un plug-in vers un site de réseau social, ceux-ci sont clairement indiqués (par exemple avec un bouton Facebook), si vous choisissez de cliquer sur l’un de ces boutons ou liens, votre navigateur se connecte directement aux serveurs du réseau social concerné. La politique de confidentialité de l’autre site Web s’applique à toute information personnelle que vous fournissez à ce site Web. Si vous ne souhaitez pas que le réseau social collecte les informations vous concernant, veuillez consulter la politique de confidentialité du réseau social concerné et/ou vous déconnecter du réseau social concerné avant de visiter nos sites.

 

17. Webcams

Nous avons installé des webcams sur la base de nos intérêts légitimes conformément à l’art. 6 (1) f) RGPD, afin que les clients et les clients potentiels puissent vérifier la météo, l’arrivée du ferry (s’il est à l’heure ou s’il y a du retard), la situation au port (s’il est plein et s’il y a des temps d’attente, etc. Les webcams sont installées de manière à ce que les personnes et les plaques d’immatriculation des véhicules ne soient pas facilement identifiables.

Dans certains cas, les images sont enregistrées comme preuve de paiement par facture, dans ce cas, seules les plaques d’immatriculation sont identifiables.

Pour garantir que la vie privée ne soit pas affectée, nous nous sommes assurés que les points suivants ont été pris en compte :

• Vie privée du public : Les caméras sont placées de manière à ce que le centre d’intérêt soit l’arrivée et le départ du ferry et qu’aucune autre personne ou activité ne soit visible. Elles donnent une image générale de la zone du port où le ferry accoste.
• Protection des données : Les caméras fournissent un flux en direct ou une image animée. Par conséquent, aucune image n’est enregistrée ou conservée dans le cadre de cette fonction sur le site, à l’exception de celles nécessaires au paiement par facture. Ces images seront conservées aussi longtemps que la loi l’exige.

 

18. Utilisation de la vidéo et de la vidéosurveillance sur les navires

Nous utilisons la vidéo et la vidéosurveillance dans certaines zones du navire, par exemple sur le pont, à des fins de sécurité. Nous veillons à ce que les images en direct des caméras et les images enregistrées ne soient visionnées que par des membres du personnel autorisés dont la fonction exige qu’ils aient accès à ces données.

En outre, nous veillons à ce qu’aucune fonction panoramique, aucune fonction zoom, aucune reconnaissance automatique des visages et aucun enregistrement sonore ne soient utilisés.

Toutes les zones sont signalées séparément par des panneaux.

La vidéo enregistrée est automatiquement écrasée lorsque la mémoire allouée est pleine. La période de stockage varie de 14 à 21 jours en fonction des mouvements détectés par les caméras et des raisons d’un stockage plus long, par exemple pour des réclamations légales.

Nous n’effectuons pas de contrôle ou de surveillance secrète.

 

19. Newsletter

Dans le cadre de l’abonnement à la newsletter, nous transmettons les données au destinataire suivant :

Mailchimp

The Rocket Science Group, LLC
675 Ponce de Leon Ave NE
Suite 5000
Atlanta, GA 30308 USA

Pour le fonctionnement de notre newsletter électronique, nous faisons appel à un prestataire externe chez qui le traitement et l’utilisation des données ont lieu. Il s’agit du prestataire de services américain Mailchimp. L’utilisation de Mailchimp représente un transfert de vos données personnelles vers un pays tiers dit non sécurisé. Les mesures de sécurité des données prises par Mailchimp correspondent au niveau de protection des données requis en Europe. Mailchimp s’est soumis à ce que l’on appelle les clauses contractuelles types de l’UE («  SCC »), qui continuent de garantir un mécanisme d’exportation de données sécurisé fondamentalement efficace.

 

20. Traitement des données basé sur le règlement allemand relatif à l’entrée du coronavirus (CoronaEinreiseV)

En vertu de l’ordonnance allemande sur le règlement relatif à l’entrée de coronavirus (CoronaEinreiseV), nous sommes tenus de recueillir les données suivantes auprès des passagers de nos ferries internationaux :

• Séjour antérieur au cours des 10 derniers jours dans une zone où la variante du virus est préoccupante.
• Résultat du test Covid-19
• Exceptions selon la section 6 de CoronaEinreiseV
• Adresse du lieu de séjour en Allemagne (données conformes à l’« enregistrement numérique à l’entrée » (digitale Einreiseanmeldung) ou à l’« enregistrement de substitution » (Ersatzmitteilung)).

Les données sont collectées sur la base de l’art. 6 para. 1 lit. c) RGPD en liaison avec. l’article 7 CoronaEinreiseV. Dans le cadre de l’art. 6 Abs. 1 lit. c) GPPD en liaison avec l’article 8 CoronaEinreiseV, nous pouvons être obligés de transmettre les données à l’autorité compétente (au sens de la loi allemande sur la protection contre les infections (Infektionsschutzgesetz)). La durée de conservation des données collectées sur la base du CoronaEinreiseV est de 30 jours maximum.

 

21. Droit de recours auprès d’une autorité de contrôle

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données concernant notre traitement de vos données personnelles. Veuillez d’abord contacter notre Délégué à la protection des données pour nous donner l’occasion de nous améliorer.

 

22. Modifications de notre Politique de confidentialité

Nous mettons régulièrement à jour notre politique afin d’aborder de nouvelles questions ou de refléter les modifications apportées à notre site Web. Veuillez-vous référer régulièrement à cette Politique de confidentialité. Les révisions prennent effet immédiatement après leur notification. La dernière version se trouvera toujours sur cette page. Toute utilisation de notre site ou de nos services par vous après une telle notification sera considérée comme une acceptation de cette révision.

 

Mise à jour de l’avis de protection des données du Groupe FRS : Mars 2023